Recepcionista virtual para hoteles y restaurantes: qué es y cómo funciona
Un recepcionista virtual atiende a tus clientes por teléfono, WhatsApp, email y el chat de tu web cuando tu equipo no puede: de noche, en pleno servicio o cuando todos están ocupados. No sustituye a tu equipo: se ocupa de las preguntas que se repiten y le pasa a tu gente lo que necesita una persona.
Qué hace un recepcionista virtual
- Responde llamadas y mensajes a cualquier hora, también fines de semana y festivos.
- Contesta con la información real de tu negocio: habitaciones, precios, horarios, carta y normas.
- Mira la disponibilidad y envía un enlace para reservar directamente contigo.
- Habla el idioma de cada cliente.
- Pasa a tu equipo las quejas, los grupos y todo lo que necesite una persona, con cada detalle.
Qué no hace
No inventa respuestas. Si una pregunta no está en la información de tu negocio, lo dice y avisa a tu equipo. Tampoco decide por ti: tú eliges qué comparte (por ejemplo, tu móvil o los códigos de la puerta) y cuándo atiende.
Cómo funciona en el día a día
Tú decides cuándo atiende Ruvi: cuando nadie coge el teléfono, cuando la línea está ocupada o siempre. Conservas tu número de teléfono y tu WhatsApp Business. Cada conversación queda escrita en tu panel, para que veas qué se preguntó, qué se reservó y qué se pasó a tu equipo.
Para quién tiene sentido
Para hoteles boutique, B&B, casas de huéspedes, apartamentos turísticos y restaurantes que pierden llamadas o mensajes porque el equipo está ocupado. Da igual que estés en Madrid, Barcelona, Buenos Aires o Mendoza: los clientes escriben a todas horas y esperan una respuesta rápida.
Cuánto tarda en estar listo
Con Ruvi, entre 7 y 14 días, según el sistema de reservas que uses. Te lo dejamos todo listo y tu equipo no tiene que aprender nada nuevo. Mira cómo funciona en Ruvi para hoteles y en Ruvi para restaurantes.
Preguntas frecuentes
¿Un recepcionista virtual sustituye a mi recepción?
No. Se ocupa de lo repetitivo y de las horas en que nadie puede atender, y le pasa a tu equipo lo que necesita una persona.
¿Los clientes saben que no es una persona?
Sí. Ruvi les dice que es el asistente automático de tu negocio, y pasa a tu equipo a quien quiera hablar con una persona.
¿Tengo que cambiar de número?
No. Desvías las llamadas a Ruvi solo cuando tú eliges, y conservas tu número.